Documents administratifs, courriers personnels, factures, nous recevons chaque jour une multitude de documents papiers. Certains sont à traiter dans l’immédiat, mais pour d’autres, leur rangement peut attendre. Dans tous les cas, la question du rangement n’épargne personne car elle est essentielle à notre vie quotidienne si on ne veut pas être trop vite dépassé .
Le problème, c’est qu’il s’agit d’une tâche qui devient un vrai casse-tête pour beaucoup de personnes : comment ranger de façon efficace ? Comment faire pour ne pas passer des heures à trier et ranger ? Sachez qu’il existe des méthodes simples pour y arriver. Découvrez des stratégies efficaces à mettre en œuvre au quotidien pour en finir avec les pertes de temps interminables pour retrouver le moindre document.
Sommaire de l'article
Comment ranger des documents ?
Ranger ses documents est une solution efficace pour optimiser l’espace ainsi que l’aération d’un local. En plus, elle permet d’améliorer l’esthétique de ce dernier. Pour s’y prendre, il existe aujourd’hui mille et une astuces faciles à mettre en œuvre.
Utiliser des porte-documents et des classeurs
Pour un rangement optimal des documents dans une pièce, la première option qui s’offre est l’utilisation de porte-documents ou classeurs. Ces outils jouent un rôle stratégique dans le rangement de ces derniers grâce à la classification des fichiers en fonction de leurs utilités. Ils se déclinent en une variété de catégories de toutes les couleurs et de tous les modèles à des prix abordables. Au rangement, ceux-ci ne demandent pas assez de places surtout s’ils sont disposés dans une bibliothèque aménagée.
Utiliser des boîtes de rangement avec dossiers suspendus
Disposez-vous des dossiers suspendus dans vos documents ? Optez idéalement pour des boîtes de rangement avec des poignées en acier. Pratiques et esthétiques, elles existent en des tailles multiples et parfaitement adaptées pour ordonner et classer des dossiers suspendus. De plus, les boutons-pression qui le maintiennent en équilibre sont facilement démontables. Cela offre bien entendu la possibilité de le plier et de le ranger à plat lorsque le besoin se fait sentir.
Aménager des porte-revues pour les anciens documents
Si vous avez des lots de documents que vous ne consultez pas souvent, il s’agit d’une solution à privilégier pour le rangement. Les porte-revues viennent apporter plus de style à la bibliothèque de la maison. Pour la classification des différents fichiers, ces équipements sont dotés de fentes en métal, ce qui permet d’insérer des étiquettes. Ainsi, il sera plus facile de connaître avec précision le contenu de chaque porte-revues. Cela dit, il faut toutefois choisir un élément qui s’intègre à la déco de la pièce.
Notre recommandation : munissez-vous d’un porte document personnalisé
Vous l’avez compris, si vous ne voulez pas être pris au dépourvu, et avoir besoin de ranger de nouveau vos papiers tous les mois, alors il va falloir faire preuve d’une grande organisation. Pour cela, vous pouvez bien entendu vous munir d’un porte document classique, et ranger vos papiers à l’intérieur comme bon vous semble. Ceci étant dit, cela n’est pas toujours suffisant, et il se pourrait bien que vous ayez d’ailleurs des difficultés à vous y retrouver si vous avez plusieurs porte documents pour ranger vos affaires. Parfois, il suffit justement d’avoir deux porte documents qui ont la même couleur, ou qui se rapprochent clairement, pour vous rendre compte combien ce sujet est important.
Pour ne pas avoir de défaut d’organisation, nous vous encourageons vivement à vous rendre sur ce site web pour trouver un porte document personnalisé, vous ne devriez pas être déçu ! En effet, cette plateforme en ligne vous permet tout simplement de vous procurer un porte document qui correspondra vraiment à vos attentes. Avec la possibilité de commander un porte document en carton recyclé, avec une pochette plastique, ou encore avec une chemise à rabat, tous les usages sont possibles !
En seulement quelques clics, vous allez pouvoir accéder à plusieurs porte documents, et vous pourrez ainsi plus facilement trouver celui qui convient au mieux à vos attentes. Par ailleurs, si vous voulez vraiment avoir l’occasion de trouver un porte document qui correspond bien à vos prix, ce site de vente en ligne s’avère également un très bon choix. Grâce à des porte documents disponibles en grand nombre, cette entreprise a pu proposer des prix que l’on ne retrouve nulle part ailleurs aujourd’hui, et qui pourraient bien vous permettre de faire du rangement parmi tous les documents que vous avez chez vous ou dans votre entreprise !
Comment ranger ses papiers à la Marie Kondo ?
Le rangement à la Marie Kondo est une technique très efficace utilisée dans la classification des documents. Il s’agit d’une vision développée dans le livre « Ranger : l’étincelle du bonheur » par l’autrice du même nom. L’objectif est d’aider les personnes à prendre des décisions concernant ce qu’ils donnent ou ce qu’ils gardent dans leur maison. Pour mettre en œuvre cette méthode, il faut :
- Regrouper tous ses papiers au même endroit : sortez-les de tous les pochettes et classeurs rangés dans la pièce en partant du principe que tout sera jeté.
- Trier chacun des documents selon qu’ils seront conservés indéfiniment ou pendant un moment donné. Il faut, par exemple, regrouper les documents administratifs à part et les factures et les courriers à part. Les papiers restants seront tout simplement déplacés dans la poubelle.
- Mettre à l’écart des documents sentimentaux et les ranger avec d’autres objets de même valeur pour une nouvelle opération de tri ultérieure.
- Enfin, effectuer un tri en cinq piles à savoir : « À recycler », « Papier à garder à vie », « Papier à garder temporairement », « Document à traiter », « Documents sentimentaux à écarter ».
Pour se renseigner sur la durée de conservation des documents temporaires, l’idéal est de consulter le site de l’administration française. Comme le précise Marie Kondo dans sa méthode, les notices et modes d’emploi des appareils sont à jeter au bout d’un certain temps. Si, cependant, vous en avez besoin à l’avenir, il existe aujourd’hui des sites pour les retrouver directement sur la toile. Tout ne va donc pas de les archives et tous les documents de bureau ne seront pas à conserver. Il vous faudra vraiment chercher à garder le strict minimum et l’essentiel.
Comment faire le tri de ses papiers ?
Une opération de tri ou un classement optimal ne se fait pas en une heure. Bien au contraire, elle requiert une méthode d’organisation concise de votre part. Déjà, il faut noter que cela peut prendre plusieurs heures. C’est d’ailleurs pourquoi elle doit être entreprise le matin. À cet effet, il faut regrouper tous les papiers dans une pièce et les ranger en deux piles : « À conserver » et « A jeter ». Il est clair que vous ne désirez pas jeter sans réfléchir des contrats de travail, d’assurance ou encore de banque.
Utilisez ensuite des codes de couleurs pour mettre plus d’ordre dans le tri. Sur ce point en particulier, il est conseillé de ranger les documents selon qu’ils seront conservés le même nombre d’années. Pour les papiers à garder à vie, utilisez d’autres codes de couleurs pour les ranger à part. Après quoi, servez-vous d’un marqueur pour étiqueter chaque classeur et démarrez le rangement.